Manual de usuario

Capítulo 02 · Primeros pasos

Instalación y actualizaciones

Requisitos

• Computadora con Windows.
• Conexión a internet para sincronizar (la app puede seguir cobrando sin conexión; ver capítulo 23).
• Opcional: impresora térmica de tickets (por red o USB) y cajón de dinero conectado a la impresora.

Instalación

Ejecuta el instalador RestFlowSetup.exe. La instalación es por usuario y no requiere permisos de administrador de Windows. Al terminar, abre RestFlow desde el acceso directo.

Actualizaciones automáticas

• Al abrir la app (y luego cada 6 horas) se buscan versiones nuevas.
• Cuando hay una, aparece el diálogo “Actualización disponible” con las “Novedades”. Pulsa “Actualizar ahora”: la app descarga, verifica e instala sola, y se reinicia al terminar. Si no es buen momento, pulsa “Después”.
• Algunas versiones son obligatorias: verás “Actualización requerida” y no podrás posponerla.
• Si la descarga falla, usa “Reintentar” o “Descargar manualmente”.

También puedes buscar actualizaciones a mano: entra a Mi perfil, baja a la tarjeta “RestFlow Escritorio” (muestra tu versión actual) y pulsa “Buscar actualizaciones”.

Capítulo 03 · Primeros pasos

Iniciar sesión

La pantalla de inicio depende de cómo esté configurada la computadora:

• Equipo personal (sin vincular): se pide correo y contraseña. Típico para el dueño o un administrador en su propia máquina.
• Terminal del negocio (vinculada a una sucursal): se pide el PIN del empleado. Típico para cajas, estaciones de meseros y pantallas de cocina.

Entrar con correo y contraseña

1. Escribe tu “Correo” y tu “Contraseña” (puedes mostrarla con el ícono de ojo).
2. Decide si dejas activada la casilla “Mantener sesión iniciada”: activada (recomendado en tu equipo personal), al reabrir la app entras directo; desactivada, tendrás que iniciar sesión de nuevo.
3. Pulsa “Entrar”.

Si tu cuenta tiene verificación en dos pasos, aparecerá la pantalla “Verificación en dos pasos”: escribe el código de 6 dígitos de tu app de autenticación (Google/Microsoft Authenticator) y pulsa “Verificar” (el botón “Volver” regresa al formulario de correo).

Entrar con PIN (terminal del negocio)

1. En el teclado numérico de la pantalla “Ingresa tu PIN”, teclea tu PIN de 4 a 6 dígitos (también funciona el teclado físico).
2. Confirma con el botón de palomita o la tecla Enter.

Sobre el teclado se muestra la sucursal de la terminal. La pantalla de PIN solo aparece en terminales vinculadas: si tu equipo muestra el acceso por correo y debería ser una terminal del negocio, pide a un administrador que la vincule (ver capítulo 21).

¿Olvidaste tu contraseña?

En el formulario de correo, pulsa “¿Olvidaste tu contraseña?”, escribe tu correo y pulsa “Enviar enlace”. Recibirás un enlace para restablecerla. Los empleados que entran solo con PIN no usan contraseña: si olvidan su PIN, un administrador puede consultarlo o asignar uno nuevo desde Personal (ver capítulo 17).

¿A qué sucursal entro?

No eliges sucursal al iniciar sesión: el sistema la determina solo. Con PIN, entras a la sucursal de la terminal; con correo, a la sucursal asignada a tu cuenta. Si eres dueño o administrador con varias sucursales, puedes cambiar de sucursal ya dentro de la app (ver capítulo 4).

Bloqueo por inactividad

En terminales compartidas, la sesión del empleado se cierra sola tras un rato sin uso y la pantalla regresa al PIN; el siguiente empleado teclea el suyo y sigue trabajando.

• Solo aplica en terminales vinculadas (compartidas). Un equipo personal nunca se bloquea.
• El dueño y los administradores nunca se bloquean por inactividad.
• En modo automático, las cajas se bloquean a los 2 minutos y las pantallas de cocina no se bloquean.
• El comportamiento se ajusta por terminal desde Terminales.

Confirmación con PIN en acciones delicadas

En terminales compartidas, algunas acciones (abrir o cerrar la caja, aplicar un descuento, cancelar un pedido) piden confirmar la identidad con el diálogo “Confirma con tu PIN”. Los administradores y el dueño no necesitan re-confirmar, y en equipos personales tampoco se pide.

Cerrar sesión

Abre la sección “Cuenta” al final del menú lateral (tu avatar y nombre) y elige “Cerrar sesión”. También hay un botón en Mi perfil, y en la pantalla de Cocina está en el menú de tres puntos.

Capítulo 04 · Primeros pasos

Conoce la pantalla principal

El menú lateral

A la izquierda hay un riel de navegación oscuro con:

1. Logo y sucursal — arriba, con la campana de notificaciones y el botón para colapsar/expandir el menú.
2. Selector de espacio de trabajo — solo si tienes acceso a más de uno (Administración / Caja / Cocina).
3. Selector de sucursal — solo para dueño/administrador con varias sucursales.
4. Destinos de navegación — únicamente los que tu rol puede ver.
5. Cuenta — tu avatar, nombre y rol. Al hacer clic se abre Mi perfil; el chevron despliega “Cerrar sesión”.

Destinos de Caja: “Punto de venta”, “Mesas”, “Monitor”, “Reservaciones”, “Ventas”, “Turno de caja” y “Asistencia”.

Destinos de Administración: “Dashboard”, “Monitor”, “Catálogo”, “Menús”, “Inventario”, “Personal” y, bajo “Negocio”: “Promociones”, “Clientes”, “Reportes”, “Auditoría”, “Salón”, “Sucursales”, “Zonas de envío” y “Terminales”.

La pantalla de Cocina no tiene menú lateral: es un tablero a pantalla completa.

Notificaciones

La campana avisa en tiempo real de cuatro cosas:

• Platillo listo — la cocina terminó un platillo (indica la mesa o “Listo para entregar”).
• “Repartidor en camino” — un pedido salió a entregarse.
• “Pedido entregado” — el repartidor completó la entrega.
• “Pedido #N retrasado” — un pedido activo superó el umbral de retraso configurado para su tipo de servicio (ver Configuración del restaurante, “Tiempos de servicio”). Indica el tipo, la referencia y cuántos minutos lleva. Avisa una sola vez por pedido y solo lo ven los roles que pueden ver ventas (los mismos que usan el Monitor).

Cada aviso suena (sonidos del sistema de Windows) y muestra un mensaje emergente. El número rojo sobre la campana indica cuántas no has visto (muestra “9+” si pasan de nueve); al abrir el panel se marcan como leídas. Con “Limpiar” borras todas.

Selector de sucursal (multisucursal)

Si eres dueño o administrador y el negocio tiene 2 o más sucursales, verás el bloque “SUCURSAL” en el menú lateral:

• “Todas las sucursales” — vista consolidada (los listados indican de qué sucursal es cada dato); verás el banner “Mostrando: Consolidado · todas las sucursales”.
• Una sucursal específica — toda la app muestra y opera sobre esa sucursal; verás el banner “Mostrando: [sucursal]”.

Los cajeros, meseros y cocineros siempre operan en su propia sucursal y no ven este selector.

Indicador de conexión

En las pantallas de Caja, en la esquina superior derecha (excepto Monitor y Mesas, que tienen su propio indicador de tiempo real):

• Punto verde — conectado, todo al día.
• “Sin conexión” (ámbar) — no hay internet; el sistema sigue operando (ver capítulo 23).
• “N sin enviar” (azul) — hay ventas cobradas sin conexión, en cola; se enviarán solas al volver la red. Tócalo para ver la cola.
• “N con error” (rojo) — alguna venta en cola necesita tu revisión.

Capítulo 05 · Operación diaria

Turno de caja

Dónde · Caja → “Turno de caja”

El turno de caja registra todo el efectivo del día: el fondo con el que abres, las entradas y salidas, los cortes y el cierre. El cierre es ciego: cuentas el dinero sin que el sistema te muestre lo que “debería haber”, para que el conteo sea honesto.

Abrir la caja

1. En la tarjeta “Abrir caja” captura el “Fondo inicial”. Puedes escribir el monto directo o pulsar “Contar billetes y monedas” para capturarlo por denominaciones ($1000, $500, $200… hasta $0.50) con el total calculado en vivo.
2. Agrega “Notas (opcional)” si quieres dejar constancia de algo.
3. Pulsa “Abrir caja”. En terminal compartida, el sistema pide tu PIN para registrar quién abrió.

Durante el turno

Con la caja abierta verás la pastilla “Caja abierta” con la hora de apertura y tarjetas con: fondo inicial, ventas cobradas, tarjeta, transferencia, entradas, salidas, retiros (cortes) y propinas. A propósito no se muestra el efectivo esperado: eso se revela hasta el corte.

Registrar una entrada o salida de efectivo

Pulsa “Movimiento”:

1. Elige “Entrada” o “Salida”.
2. Elige la “Categoría”: entradas — Depósito a caja, Liquidación de repartidor, Préstamo / cambio, Otro ingreso; salidas — Compra de insumos, Pago a proveedor, Gasto operativo, Pago de propinas, Retiro de efectivo, Otra salida.
3. Captura el “Monto” y el “Concepto” (obligatorio en salidas).
4. Pulsa “Guardar”. El movimiento queda en la lista “Movimientos” del turno.

Corte parcial (arqueo con retiro a bóveda)

Pulsa “Corte” cuando quieras contar el cajón a media jornada o retirar efectivo:

1. Cuenta el efectivo por denominaciones (o pulsa “Capturar monto directo”).
2. Si vas a llevar dinero a bóveda, captura “Retirar a bóveda (opcional)” (no puede ser mayor a lo contado).
3. Pulsa “Registrar corte”. Hasta entonces el sistema revela el “Resultado del corte”: contado, esperado y la diferencia (verde si exacta, ámbar si sobra, rojo si falta).

Puedes hacer varios cortes parciales durante el turno; todos quedan en la sección “Cortes del turno”.

Cerrar la caja (corte ciego)

1. Cuenta todo el efectivo del cajón (por denominaciones o monto directo).
2. Declara los “Vouchers tarjeta” y las “Transferencias” del turno.
3. Agrega notas si quieres y pulsa “Cerrar caja”. En terminal compartida se pide PIN.

El sistema muestra entonces el resumen “Caja cerrada” con fondo inicial, efectivo contado, efectivo esperado, la “Diferencia” en grande, y los totales de tarjeta, transferencia, entradas, salidas, retiros y propinas.

Historial

El botón “Historial” abre “Historial de turnos”: los cortes anteriores con fecha, quién los hizo, efectivo, tarjeta y su diferencia (“Exacto” o el faltante/sobrante en color).

Capítulo 06 · Operación diaria

Punto de venta (POS)

Dónde · Caja → “Punto de venta”

La pantalla tiene dos zonas: a la izquierda el catálogo de platillos y a la derecha el ticket en construcción.

Elegir el tipo de servicio

Arriba del ticket está el selector “Salón” / “Llevar” / “Domicilio” (atajos Ctrl+1 / Ctrl+2 / Ctrl+3):

• Salón — pide “Seleccionar mesa” y el número de “Personas”.
• Llevar — con el conmutador “Para llevar” (mostrador) o “Para recoger” (el cliente pasa después; requiere cliente).
• Domicilio — requiere cliente y dirección de entrega.

El segmento “Domicilio” y el conmutador “Para recoger” solo aparecen si tu rol tiene el permiso de entregas. Si cambias de tipo y se perdería la mesa o la dirección, el sistema te lo confirma antes.

Agregar platillos

• Navega por los chips de categorías o usa el buscador “Buscar platillo…” (Ctrl+F). Al escribir, la búsqueda cruza todas las categorías.
• Toca una tarjeta para abrir su configurador: elige variantes o tamaño (los grupos marcados “*requerido” son obligatorios), adicionales (indican su regla: “N incluido(s) · el extra se cobra”, “Elige de X a Y”…), ajusta “Ingredientes” por estado (“Sin” / “Poco” / “Normal” / “Extra”), escribe la “Nota para cocina” si hace falta, define la cantidad y pulsa “Agregar al ticket”.
• Los precios los calcula el servidor y se muestran en vivo.

Estados de los platillos en el catálogo:

• “86” (rojo) — marcado como agotado manualmente en tu sucursal.
• “Sin stock” — agotado automáticamente por falta de inventario.
• Ícono de reloj — fuera del horario de venta de su categoría.

Armables: “Arma tu pizza”, alitas por piezas

Las categorías configurables (pizzas, alitas, etc.) muestran el constructor “Arma tu [categoría]” con un lienzo visual que se va pintando:

1. “Tamaño” — tarjetas con dimensión y precio.
2. “Tipo de [categoría]” (por ejemplo, “Tipo de pizzas”) — “Receta entera”, “Mitad y mitad”, “3 sabores”, “4 sabores” (según lo que permita el tamaño).
3. “Sabores” — agrupados por subcategoría, con contador. La sección “Por ingredientes” ofrece el sabor personalizado (por ejemplo, “Especial a tu gusto”) para armarlo ingrediente por ingrediente. En productos por piezas (alitas, boneless) eliges un sabor por cada bloque de piezas y puedes repetir sabores.
4. “Tipo de base” (masa), “Borde / orilla” y “Término” de cocción, si el producto los maneja.
5. “Detalle por sabor” — ajusta ingredientes de cada mitad/sección (Sin/Poco/Normal/Extra) y agrega ingredientes extra (con costo).
6. “Nota para cocina”, cantidad y “Añadir al ticket”. El botón te guía si falta algo: “Elige un sabor”, “Faltan N pza”, “Falta(n) N sabor(es)”, “Completa tu [categoría]”…

Cliente y dirección de entrega

• Pulsa “Agregar cliente” y busca por nombre, teléfono completo o últimos 4 dígitos. Si no existe, usa “Registrar cliente nuevo” (“Nombre completo *”, “Teléfono” y “Email” opcional; el teléfono identifica al cliente en todo el negocio).
• En Domicilio, pulsa “Elegir dirección de entrega”. Si el cliente no tiene direcciones, usa “Agregar nueva dirección”: busca la dirección en el mapa y los campos se llenan solos (solo la “Calle *” es obligatoria). Cada dirección guardada tiene su menú “Editar” / “Marcar predeterminada” / “Eliminar”, y la predeterminada se distingue con un chip verde.
• Costo de envío: la fila “Costo de envío” es editable. Si configuraste zonas de envío, el costo se calcula solo al elegir la dirección (verás “Automático · [zona]”, “Envío gratis” o el monto); si la dirección cae fuera de las zonas, verás “Sin envío automático · captúralo manual”. También avisa si no se alcanza el pedido mínimo de la zona.

El ticket

• Cada línea muestra el platillo, su configuración y el importe. Acciones por línea: “Editar”, “Nota” y el control de cantidad. La equis quita la línea — un aviso con “Deshacer” (5 segundos) permite recuperarla.
• “Vaciar” limpia todo el ticket (con confirmación).
• Las promociones se aplican solas: cuando el ticket califica, aparece la línea verde “Promoción · [nombre]” con el ahorro. Si el cliente está a un paso de una promoción, un aviso azul lo sugiere y el botón “+1” agrega la unidad que falta.
• Promociones con código (cupones): la fila “Agregar cupón” del ticket abre el diálogo “Cupón promocional”; teclea el código (por ejemplo, MARTES2X1) y verás la línea “Cupón · [código]”, con opción de quitarlo.

Guardar cuenta abierta y rondas

• “Guardar como cuenta abierta” crea la cuenta sin cobrar (típico en mesas: se pide ahora y se cobra al final). Imprime la comanda a cocina.
• Para agregar una ronda a una cuenta existente: ábrela desde Mesas y pulsa “Agregar a la cuenta”. El POS entra en “modo ronda” (banner “Agregando a la cuenta [folio]”); agrega los platillos y confirma. La comanda de la ronda se imprime sola.

Cobrar

Pulsa “Cobrar $X” (o Ctrl+Enter). Antes de abrir el cobro, el sistema valida lo necesario según el servicio (mesa, cliente, dirección). En el diálogo “Cobrar”:

1. Total y desglose — verás “Total a cobrar”, el IVA según la configuración del negocio (“IVA (X%)” si se suma al precio, o “IVA (X%) incluido” con la fila “Subtotal sin IVA”) y el envío si aplica.
2. “Descuento” (opcional) — lleva un candado: al confirmarlo, en terminal compartida se pide autorización con PIN. El sistema avisa si excedes el tope permitido.
3. “Propina” (opcional) — chips rápidos “Sin propina” / “10%” / “15%” / “20%” o monto libre.
4. “Recompensa de lealtad” (si hay cliente con puntos) — elige la recompensa en “Aplicar recompensa”.
5. “Pagos” — elige el “Método” (efectivo, tarjeta, transferencia…). Para pago mixto pulsa “Dividir pago” (agrega líneas de pago; “Partes iguales” reparte el total). Los métodos que lo requieren piden “Referencia / autorización”.
6. Efectivo: en el campo “¿Con cuánto paga?” captura lo que entrega el cliente (o usa los chips: “Exacto” y montos redondos sugeridos según el total). El “Cambio” se calcula en vivo.
7. Pulsa “Confirmar cobro” (Ctrl+Enter). Verás “Venta registrada · [folio]” y el ticket se imprime/envía según la configuración de la terminal.

Pago parcial (abonos): al cobrar una cuenta abierta puedes activar el switch “Pago parcial” (el encabezado cambia a “Saldo de la cuenta”), capturar el monto y pulsar “Registrar pago parcial”; el sistema informa cuánto resta.

Si tu rol no puede cobrar (por ejemplo, mesero): el botón primario del ticket es “Enviar a cocina (cuenta abierta)”; la cuenta se cobra después en caja (ver capítulo 7, “Pedir cuenta a caja”).

Dividir la cuenta

Desde la cuenta de una mesa, pulsa “Dividir cuenta”. El diálogo tiene dos modos:

• “Partes iguales” — divide el monto total entre las personas, sin repartir platillos: cada sub-cuenta es una “Parte igual de la cuenta” y se cobra por su monto.
• “Por platillos” — reparte los artículos: toca los platillos de la sección “Sin asignar” para mandarlos a la cuenta activa (cambia de cuenta con los chips).

En ambos modos: elige en cuántas partes (“Dividir en” 2 a 8), pulsa “Crear cuentas” y cobra cada sub-cuenta con su botón “Cobrar” (cada una con su método, propina y cambio). El contador “N/M pagadas” lleva el avance y “Rehacer división” permite empezar de nuevo. Cuando todas quedan pagadas: “Cuenta completa: la venta quedó cerrada.”

Esto es distinto de “Dividir pago” (varios métodos para un mismo total, dentro del cobro).

Tickets: impresión y envío digital

• El chip junto al buscador indica el estado de la impresora: “Impresora lista”, “Verificando…”, “Sin impresora” o “Revisar impresora” (rojo). Tócalo para re-verificar. Si la terminal entrega tickets digitales, el chip lo refleja: “Entrega digital”, “Impresora + digital”, “Solo digital (sin impresora)”…
• Al cobrar se imprime automáticamente lo configurado en la terminal: ticket del cliente, comanda de cocina y, en domicilios, ticket del repartidor. Si algo no salió, aparece un aviso rojo con “Reintentar” — la venta ya quedó registrada, solo se reintenta la impresión.
• Ticket digital: si tu plan lo incluye, en el cobro aparece “Ticket del cliente” con las opciones “Impreso” / “Digital” / “Ambos” y el campo “Correo del cliente”.
• Desde Ventas, cada venta tiene acciones según su estado: “Cobrar cuenta”, “Dividir en cuentas”, “Reimprimir ticket” (pide un motivo, que queda auditado), “Reimprimir comanda”, “Reimprimir ticket de repartidor”, “Enviar ticket por correo”, “Ver impresiones”, “Ver reembolsos”, “Reembolsar” y “Cancelar venta” (pide el motivo y qué hacer con el inventario: “Automático (recomendado)”, “Devolver todo a stock” o “Registrar todo como merma”). Quien no puede cobrar ve en su lugar “Pedir cuenta a caja” / “Retirar solicitud de cobro”.

Atajos de teclado del POS

Capítulo 07 · Operación diaria

Mesas y salón

Dónde · Caja → “Mesas”

Es el mapa del salón en tiempo real: se actualiza solo, sin refrescar.

Leer el salón

• Filtros: “Todas” / “Libres” / “Ocupadas” / “Reservadas” y “Mis mesas” (las mesas asignadas a ti), más el buscador “Buscar mesa…”. Vistas “Mapa” o “Lista”; con varias secciones (Terraza, Barra…), pestañas por sección.
• Indicadores del día: “Ocupadas”, “Disponibles”, “Comensales” y “Ventas abiertas”.
• Cada mesa muestra su estado con color: “Libre” (verde), “Ocupada” (azul grisáceo), “Reservada” (naranja), “Limpieza” (gris). Además: personas/capacidad, total de la cuenta, tiempo ocupada y mesero.
• “Demorada” (rojo): la mesa lleva demasiado tiempo ocupada — 90 minutos por defecto; el umbral se ajusta en Mi perfil → Configuración del restaurante → “Tiempos de servicio” → “Mesa demorada (salón)”. Es la única alerta roja del salón.
• Si una mesa tiene reserva próxima, muestra un marcador naranja con el aviso “Reserva [hora] · [contacto] · [N] personas”.

Abrir una mesa

Toca una mesa libre: ajusta “Comensales” y pulsa “Sentar y pedir” (abre el POS con la mesa lista) o “Solo sentar”. Otras acciones: “Limpieza”, “Asignar mesero” y, en mesas ocupadas, “Liberar mesa”. Si la mesa tiene una reserva próxima, el sistema pide confirmación antes de ocuparla (“Continuar”). En una mesa ya ocupada, la acción principal de la hoja es “Tomar pedido”.

“Sentar grupo” (walk-in): captura cuántas “Personas” son y pulsa “Buscar mesa”; el sistema sugiere la mejor mesa libre (o avisa “Capacidad insuficiente (juntar mesas)”). Elige “Sentar” o “Sentar y pedir”; si la mesa sugerida tiene una reserva próxima, se confirma con “Sentar aquí”.

Cuentas de la mesa

Toca una mesa ocupada para ver sus cuentas (“Cuentas en la mesa”). Una mesa puede tener varias cuentas separadas (clientes que pagan por su lado): usa “Nueva cuenta” para abrir otra en la misma mesa. Dentro de una cuenta:

• “Agregar a la cuenta” — nueva ronda.
• “Cobrar [restante]” — cobro normal (o “Cobrar por partes” si está dividida).
• “Dividir cuenta” — por platillos o en partes iguales (ver capítulo 6).
• “Cambiar de mesa” — transfiere la cuenta a una mesa libre, con su mesero y sus comandas.
• “Unir otra mesa” — pasa los platillos de otra mesa a esta cuenta (no se puede deshacer; el sistema pide confirmación).
• “Mesero: …” con “Cambiar”/“Asignar” (requiere el permiso de asignación de mesas).

Repartir el salón entre meseros

Pulsa “Repartir salón” (requiere el permiso de asignación de mesas):

1. En el panel “Meseros”, elige un mesero.
2. Toca en el mapa las mesas que atenderá hoy (se pintan de su color). Vuelve a tocar para quitar.
3. Usa la brocha “Sin asignar” para liberar mesas. Al terminar, pulsa “Listo”.

Capítulo 08 · Operación diaria

Reservaciones

Dónde · Caja → “Reservaciones” (disponible si tu plan incluye reservas)

Es la agenda del salón por día: navega con las flechas o el selector de fecha (botón “Ir a hoy” para regresar).

Crear una reserva

1. “Vincular cliente” (obligatorio) — el nombre y teléfono salen de la ficha del cliente.
2. Elige “Área” y luego “Mesa” (cada opción muestra sus lugares). El sistema avisa si el grupo supera la capacidad.
3. Fecha, hora y “Personas”.
4. Opcionales: “Teléfono secundario (opcional)” y “Notas (opcional)”.
5. Pulsa “Reservar”. La duración estándar es de 2 horas.

El día de la reserva

Cada reserva muestra su estado: “Pendiente” (ámbar), “Confirmada” (verde), “Sentada” (azul), “No llegó” (rojo), “Cancelada” (gris). Acciones:

• “Confirmar” — cuando el cliente confirma.
• “Llegó” — sienta al cliente: ocupa la mesa y cierra la reserva.
• “No llegó (no-show)” — si no se presentó.
• “Cancelar reserva” — libera el horario (con confirmación).

Las mesas con reserva próxima se marcan en el salón para que nadie las ocupe por error.

Capítulo 09 · Operación diaria

Asistencia en la terminal

Dónde · Caja → “Asistencia” (pestaña “Marcar”)

Los empleados que trabajan con PIN registran su entrada y salida aquí:

1. El empleado teclea su PIN (4–6 dígitos) y pulsa “Registrar”.
2. El sistema responde con una tarjeta de color: entrada registrada (verde; ámbar si llegó tarde) o salida registrada (indica horas extra si las hubo).

La revisión de asistencia (retardos, faltas, turnos) se hace en Administración → Personal (ver capítulo 17).

Capítulo 10 · Operación diaria

Cocina (pantalla de comandas)

Dónde · los usuarios con rol de cocina entran directo; también desde el selector de espacios de trabajo

Es un tablero a pantalla completa con tres columnas: “Pendiente”, “En preparación” y “Listo”. Las comandas nuevas aparecen al instante; las más antiguas y urgentes van arriba.

Trabajar una comanda

Cada tarjeta muestra la referencia (por ejemplo, “Mesa 5”), un cronómetro de espera, la cantidad y el platillo, y la nota del cliente resaltada en ámbar si existe. El botón grande de cada tarjeta avanza el platillo:

• En Pendiente → “Iniciar”.
• En preparación → “Marcar listo” (dispara la notificación “platillo listo” en caja).
• En Listo → “Entregar” (la comanda sale del tablero).

Cuando un platillo lleva demasiado tiempo esperando (12 minutos por defecto), su tarjeta se marca en rojo. El umbral se ajusta en Mi perfil → Configuración del restaurante → “Tiempos de servicio” → “Comanda urgente en cocina (KDS)”.

Detalles útiles

• Sin internet, la cocina sigue operando con la última información; verás “Sin conexión — la cocina sigue operando” y, al volver, “Conexión restablecida”.
• El botón “Recetario” abre las recetas en modo consulta (cómo se prepara cada platillo).
• El menú de tres puntos permite ir a Administración o Caja (si tu rol lo permite) y “Cerrar sesión”.
• Las pantallas de cocina no se bloquean por inactividad (en modo automático).
• Cuando todo está al día: “Cocina al día — No hay pedidos pendientes.”
• Si el restaurante tiene la pantalla de cocina desactivada, verás “Pantalla de cocina desactivada” con opciones para salir o cerrar sesión.

Capítulo 11 · Operación diaria

Monitor de pedidos en vivo

Dónde · Caja → “Monitor” o Administración → “Monitor”

Es el centro de control de todos los pedidos activos: la cola, los tiempos, quién atiende cada pedido y el reparto en tiempo real.

Vista general

• Indicadores (chips): “Activos” (con el tiempo de atención promedio, “N min prom.”), “En cocina” y “Listos” (solo si la pantalla de cocina está activa), “Para recoger”, “Domicilios” y “En ruta” (repartidores).
• Pestañas: “Cola activa”, “Para recoger” y “Domicilios”, cada una con su contador. El reparto (planificador, rutas y liquidación) vive dentro de “Domicilios”.
• Si hay pedidos abiertos con más de 24 horas, el encabezado muestra “Ver N viejo(s)”: abre un diálogo para revisarlos y cerrarlos en bloque (“Cerrar pedidos viejos”).
• Cada tarjeta muestra: tipo de servicio, folio, referencia, estado (“Abierta”, “En cocina”, “Lista”, “Entregada”, “Cobrada”), el avance de cocina (“Cocina 2/5”) y quién lo atiende. La franja de color indica la urgencia según los tiempos configurados para su tipo de servicio (ver Configuración del restaurante, “Tiempos de servicio”): gris tenue mientras va en tiempo, ámbar al superar el tiempo estimado y rojo al llegar al umbral de retraso — un domicilio no se mide con la misma vara que una mesa de salón. Gris medio (“Tiempo no válido”) cuando el tiempo del pedido no es confiable.
• Toca una tarjeta para abrir la ficha completa: cliente, platillos con su estado en cocina, totales, pagos y línea de tiempo.

Acciones sobre un pedido

• “Cobrar” — abre el mismo diálogo de cobro del POS.
• “Enviar a reparto” — solo domicilios (ver capítulo 12). Si una entrega falló, la tarjeta ofrece “Reenviar” el pedido.
• Menú de tres puntos → “Cancelar pedido”: elige o escribe el motivo (obligatorio): Cliente canceló, Error al capturar, Artículo agotado, Pedido duplicado, Demora excesiva, Prueba; decide qué hacer con el inventario (“Automático (recomendado)”, “Devolver todo a stock” o “Registrar todo como merma”) y confirma (en terminal compartida se pide PIN). Si tu rol no puede cancelar, aparece “Autorización de gerente”: un gerente teclea su “PIN del gerente” para autorizar.

Domicilios y mapa en vivo

En la pestaña “Domicilios”: lista a la izquierda y mapa en vivo a la derecha. Cada repartidor es un marcador azul que se mueve en tiempo real, con sus paradas numeradas y el recorrido trazado. La lista muestra por repartidor su carga (“N entregas”) y su estado (“GPS vivo”, “En camino” o “Asignado”). En pedidos en efectivo, la tarjeta sugiere el cambio: “Lleva cambio $X · paga con $Y”. La tarjeta y la ficha muestran el ETA de la entrega: el de la zona de envío si lo define, o el tiempo de domicilio configurado por el restaurante con “~” (por ejemplo “ETA ~40 min”; ver Configuración del restaurante, “Tiempos de servicio”).

Capítulo 12 · Operación diaria

Reparto a domicilio

Dónde · Monitor → pestaña “Domicilios”

Enviar un pedido con un repartidor

Desde la tarjeta del pedido (botón “Enviar a reparto”):

1. Elige el “Repartidor” (cada opción muestra su carga: “libre” o “N en ruta”).
2. Si el pedido se cobra en efectivo al entregar, revisa el “Fondo de cambio” que llevará el repartidor (el sistema lo sugiere).
3. Pulsa “Enviar a reparto”. Se imprimen el ticket del cliente y el del repartidor, y la entrega queda “en camino”. La cuenta sigue abierta: se cobra cuando el repartidor regresa y liquida.

Planificar rutas (varios pedidos)

1. Elige un “Repartidor” en el panel “Planificar reparto”.
2. Toca los pedidos de “Por asignar” que le enviarás; el mapa calcula el mejor orden de visita partiendo de la sucursal (o de la ubicación en vivo del repartidor) y muestra el resumen: “Recorrido: X km · Y min · N paradas”.
3. Revisa el “Cambio para el repartidor” (fondo sugerido con desglose de billetes).
4. Pulsa “Asignar y enviar (N)”. El repartidor ve las paradas en su app móvil como “Parada 1, 2, 3…”. Máximo 25 paradas por ruta.

Los pedidos marcados “Sin ubicación” no pueden entrar a la ruta: edita la dirección del cliente para fijar el punto en el mapa.

Auto-distribuir (balanceo asistido)

Con varios pedidos y varios repartidores, pulsa “Auto-distribuir N pedidos”: el sistema propone un reparto equilibrado por cercanía y carga. Puedes mover pedidos entre repartidores (“Mover a…”, “Quitar de la ruta”), pedir “Recalcular” y al final “Confirmar y enviar (N)”.

Recibir el dinero del repartidor (liquidación)

Cuando un repartidor regresa, pulsa “Recibir dinero”:

• Verás cada salida con su estado (“En ruta” / “Regresó”), sus entregas y el “Efectivo a entregar” (solo lo cobrado en efectivo contra entrega; lo pagado con tarjeta o transferencia ya quedó registrado).
• Pulsa “Marcar regreso” y captura el “Efectivo recibido”; el sistema muestra la “Diferencia” (faltante o sobrante) en vivo. Confirma con “Confirmar cobro”.

El ticket del repartidor incluye el número de orden del día en grande (“Orden #N”), los datos del cliente, el domicilio con un código QR que abre la dirección en Google Maps, lo que lleva, el desglose de mercancía y envío, y el total a cobrar.

Capítulo 13 · Administración

Dashboard del día

Dónde · Administración → “Dashboard”

Es el resumen operativo de hoy, y se actualiza solo:

• “Ventas de hoy” y “Ticket promedio” — con comparación contra ayer a la misma hora y la tendencia de la semana.
• “Pedidos activos” — con cuántos están en cocina y cuántos listos (se pinta en ámbar cuando se acumulan 8 o más).
• “Tiempo de atención” — promedio desde que se abre un pedido hasta que se cobra, con el tiempo de preparación promedio al pie. La tarjeta actúa como semáforo contra tus objetivos (Configuración del restaurante → “Tiempos de servicio”): verde si todos los tipos van dentro del objetivo, ámbar si alguno lo supera y rojo si alguno está en zona de retraso; el pie señala el tipo que va peor (por ejemplo, “Domicilio 48 min vs obj 40”).
• “Mesas ocupadas” — barra de ocupación con semáforo.
• “Alertas” — avisos importantes (por ejemplo, inventario bajo).
• “Ventas por hora” — barras de hoy con una “sombra” de las ventas de ayer en cada franja, para comparar de un vistazo.
• “Más vendidos hoy” y “Actividad reciente” — el top de platillos por ingresos y el feed de los últimos pedidos.

Capítulo 14 · Administración

Catálogo y menús

Dónde · Administración → “Catálogo” y “Menús”

Categorías y subcategorías

En Catálogo → pestaña “Categorías” hay un árbol a la izquierda y el formulario a la derecha.

Crear una categoría: pulsa “+”, captura el “Nombre *” y elige la “Forma (default)” (cómo se dibuja el platillo en el POS: Ninguna (plato simple), Circular (pizza), Rectangular (charola/foccacia), Tazón (sopa/ramen), Plato o Vaso (bebida)). Al editar la categoría ya creada puedes además:

• “Disponibilidad por horario” — limita días y horas de venta (por ejemplo, Desayunos 08:00–12:00). El POS bloquea la categoría fuera de horario.
• “Gestionar tamaños” — define los tamaños de la categoría (Chica/Mediana/Grande…), cuáles permiten división por sabores y con cuántas secciones (2–8), y la forma de cada tamaño. Los platillos heredan estos tamaños.
• “Gestionar propiedades” — atributos que heredan los platillos (Masa, Término, Tipo de pan…), cada uno con sus opciones, precio fijo o por tamaño, y su vínculo opcional a un insumo/receta con el ajuste de consumo “Cantidad al pedir” (Sin / Menos ½ / Normal ×1 / Más ×2).

Crear una subcategoría: dentro de la categoría, pulsa “Subcategoría”. Define nombre, descripción corta, ícono y color (con presets y rueda cromática), el interruptor “Activa” y — muy importante — los “Precios por tamaño”: el precio de cada tamaño se define una sola vez aquí y todos los platillos de la subcategoría lo heredan. Si un platillo necesita otro precio, créale su propia subcategoría. El formulario también lista los “Platillos en esta subcategoría”.

Crear un platillo paso a paso

En Catálogo → “Platillos”, pulsa “Nuevo platillo”. El formulario tiene modo “Simple” (lo esencial) y “Avanzado” (variantes y opciones); puedes cambiar entre ambos sin perder datos. Secciones:

1. “General” — nombre, descripciones, nivel picante, y la Categoría (elige una; define dónde aparece y su perfil de tamaños) y “Subcategoría”. El código del platillo lo genera el sistema (en la lista del catálogo aparece como “SKU”).
2. “Precio y costo” — si la categoría no usa tamaños, captura el “Precio *” único. Si usa tamaños, el precio se hereda de la subcategoría.
3. “Receta y toppings” — vincula la “Receta base” (para que la venta descuente inventario y se calcule el costo) y define los “Toppings / ingredientes” que el cajero puede ajustar en el POS (Sin/Poco/Normal/Extra). El botón “Generar toppings desde la receta” los crea en un clic.
4. “Variantes y opciones” (modo Avanzado) — grupos de elección (tamaño, término, masa) y adicionales con precio. Un grupo puede definir el precio base (la opción elegida fija el precio final, por ejemplo “Grande = $130”) o sumar al precio (“Extra queso = +$15”). También: precios por tamaño de cada opción, tamaños excluidos y recetas por opción para descontar inventario.
5. “Disponibilidad” — estado de venta (“Disponible” / “Agotado temporal” con hora de reactivación / “No disponible”), “Visible en menú”, “Destacado”, “Se entrega directo (no va a cocina)” (refrescos embotellados, empacados) y el tiempo de preparación.
6. “Dietético” — Vegetariano, Vegano, Sin gluten, alérgenos e información nutricional.
7. “Imágenes” — foto principal y galería.

Usa “Guardar y cerrar” al terminar. Desde la lista puedes activar/desactivar cada platillo con su interruptor, reordenarlos arrastrando (filtrando por una categoría) y eliminarlos.

Pizzas y platillos divisibles (sabores, mitades)

Para productos por mitades/sabores, en el platillo pulsa “Configurar sabores y precio”: te lleva a la sección “Variantes y opciones”, al paso “División por sabores”. Desde ahí, el botón “Gestionar sabores y tamaños” abre el diálogo “Divisiones · [platillo]”:

• Precio entero por tamaño — no se captura aquí: se define una sola vez en la subcategoría (Catálogo → subcategoría → “Precios por tamaño”) y los sabores lo heredan; el diálogo te lo recuerda con una nota.
• “Sabores por subcategoría” — elige de qué subcategorías toma sus sabores (por ejemplo, Clásicas y Especiales); el precio entre mitades se resuelve con la regla que definas (por defecto, gana el sabor más caro).
• “Sabores de la categoría” — alta rápida de sabores con sus ingredientes; se crean ocultos (no aparecen como platillos sueltos).
• “Reglas por tamaño” — máximo de secciones por tamaño y cómo se calcula el precio con varios sabores (incluye paquetes a precio fijo, por ejemplo “2 medianas $230”).
• De regreso en el paso “División por sabores”, el diálogo “Modo/factor” define cómo descuenta inventario (campo “Modo”): “Base compartida (pizza)” (la masa/salsa se descuenta una vez y cada sabor su fracción) o “Secciones independientes (combo)”.

Salud del menú

En Catálogo, el botón de salud (“Salud OK” en verde cuando no hay pendientes, o “Salud · N” en ámbar con el número) abre la lista de pendientes de configuración que podrían afectar la deducción de inventario o la venta: adicionales sin receta, sabores sin receta, rangos imposibles, etc. También lista lo marcado “86” y lo agotado automático por stock, con botón “Reactivar”. Cuando todo está bien: “Menú limpio”.

Menús (cartas)

En “Menús” creas las cartas: pulsa “Nuevo menú” (nombre, descripción, imagen, activo y disponibilidad — horario y días). Al guardar un menú nuevo se abre de inmediato el selector de “Platillos” para armarlo; agrupa tu catálogo por categoría: puedes “Agregar todos” / “Quitar todos” de una categoría con un clic, o marcar platillos sueltos. Cada menú es tuyo: eliminarlo es definitivo (no reaparece). Fuera de su horario, el menú no se muestra en el menú digital.

El “Menú completo” (Auto · todo el catálogo) es una sola carta con todos los platillos de todas tus categorías, siempre al día. No se crea solo: créalo cuando quieras con “Crear menú completo” (y con ese mismo botón vuelve si lo eliminas). Un menú automático se mantiene solo; su botón dice “Ver platillos” (solo lectura) y para elegir tú sus platillos usa “Convertir a manual” (en el menú ⋮ o dentro de “Ver platillos”): queda editable conservando los platillos que ya tenía.

Menú digital por QR

Cada menú tiene la acción “Menú digital (QR)” (menú ⋮ de su fila, o el botón “QR” dentro del diseñador de carta): abre el código QR público de ese menú. Tus clientes lo escanean y ven la carta con tu diseño en el navegador, sin instalar nada; se actualiza sola con tus precios, platillos, horarios y agotados. El enlace es tu apartado en la web, lo más corto posible (rest-flow.app/tu-restaurante/tu-sucursal); si tienes varias sucursales el cliente cambia entre ellas desde la propia carta, y los platillos que se arman al gusto muestran “Desde $X” en lugar de $0.00, igual que en el punto de venta. Tu restaurante aparece además en el directorio público rest-flow.app/restaurantes — si prefieres no salir ahí, apágalo en Configuración del restaurante → “Aparecer en el directorio público” (tu QR y tu enlace directo siguen funcionando). Desde el diálogo puedes “Copiar enlace”, “Guardar PNG” en alta resolución (listo para imprimir en mesas o en la entrada) y “Ver cómo lo verán tus clientes”.

Diseñador de carta

La acción “Diseñar carta” abre el diseñador a pantalla completa: a la izquierda los paneles de diseño y al centro el lienzo con las páginas reales de la carta (lo que ves es exactamente lo que se imprime). Puedes tocar cualquier texto en la vista previa para editar su tipografía, usar deshacer/rehacer y hacer zoom.

• “Plantillas” — ocho estilos listos (Clásico, Elegante, Moderno, Minimal, Pizarra, Bistró, Trattoria, Fiesta) que aplican tipografías, colores y decoración sin tocar tu contenido.
• “Página” — formato de papel (Carta, Media carta, A4, A5, Tabloide o Digital para pantalla/QR), orientación, columnas (1 a 3), margen, espaciado, borde de página, numeración y “Pie de página en todas las hojas” (requiere texto de contacto).
• “Texto” — tipografía por elemento (título, categorías, platillos, descripciones, precios…): fuente (la opción “Predeterminada (Plus Jakarta)” más un catálogo de 20 tipografías), tamaño, grosor, cursiva, mayúsculas, espaciado entre letras y color, con “Restablecer este elemento” para volver al valor original.
• “Estilo” — paleta completa con “Usar los colores de mi marca”, estilo de encabezados de categoría (línea, banda, centrado), filetes, puntos guía hacia el precio, precios por tamaño en etiquetas o tabla, y la “Imagen de fondo”: una foto o textura (JPG/PNG) detrás de toda la carta con la visibilidad que elijas — igual en la vista previa, el PDF y el menú digital.
• “Contenido” — subtítulo, logo, fotos de platillos, moneda, pie de página/contacto, orden y visibilidad de las secciones (arrastra para ordenar) y horario del menú.

Arriba a la derecha: “Imprimir” (diálogo de impresión del sistema), “PDF”, “Imagen” (PNG por página, ideal para redes o WhatsApp) y “Guardar diseño”.

Capítulo 15 · Administración

Inventario

Dónde · Administración → “Inventario” (disponible si tu plan lo incluye)

Siete pestañas: “Insumos”, “Recetas”, “Movimientos”, “Compras”, “Proveedores”, “Mermas” y “Alertas”.

Insumos

Crear un insumo: pulsa “Nuevo insumo” y captura nombre, categoría, marca, código de barras (puedes usar “Escanear”), la “Unidad de medida” (clave para que las recetas descuenten bien; puedes crear unidades nuevas con su factor de conversión), presentación de compra, stock inicial/mínimo/máximo, “Costo unitario ($)” y el “Rendimiento (%)” (parte aprovechable, por ejemplo 90% si se merma al limpiar).

Por cada insumo (botones de su fila y menú de tres puntos):

• “Movimiento” (icono de flechas, en la fila) — registra a mano una “Entrada” (con costo opcional, recalcula el promedio), “Salida”, “Merma” (con tipo: Caducidad, Daño, Error de preparación, Robo, Devolución de cliente, Otro) o “Ajuste” (fija el stock real tras un conteo).
• “Comparar precios” (icono de canasta, en la fila) — precios de referencia en línea (Mercado Libre) para decidir dónde comprar.
• En el menú de tres puntos: “Editar” y “Dar de baja”.
• “Ver movimientos” — el kardex del insumo: cuánto entró, salió y se mermó, su existencia y costo actual, y la bitácora movimiento por movimiento.
• “Transferir a sucursal…” — mueve existencias entre sucursales (queda en el kardex de ambas).
• “Proveedores…” — vincula proveedores y marca el principal (lo usa la orden de compra sugerida).
• “Receta del preparado…” y “Producir…” — para insumos marcados “Es un preparado (sub-receta)”: liga su receta de producción, define cuánto rinde por corrida y registra producciones (consume los ingredientes y da entrada al preparado).

Conteo físico masivo: botón “Conteo físico” — captura lo contado por insumo viendo el teórico y la diferencia en vivo; al aplicar, solo los que difieren generan ajuste y se muestra la varianza valorizada.

CSV: exporta e importa insumos por archivo.

Recetas

Las recetas definen el consumo de inventario y el costo de cada platillo o preparado. La ficha tiene 5 bloques:

1. Información general — nombre y cómo se usa: “Se vende como platillo” o “Preparación / insumo”.
2. Tiempos y rendimiento — preparación, cocción, dificultad y, en preparaciones, cuánto rinde (por ejemplo “2 L de salsa”: usar 100 ml descuenta el 5% de sus ingredientes).
3. Ingredientes — insumos y preparaciones con cantidades; si la categoría maneja tamaños, la matriz de cantidades es por tamaño. El costo se calcula en vivo.
4. Pasos de preparación numerados.
5. Notas de cocina.

Desde la tarjeta de cada receta puedes “Editar receta”, “Vincular a platillo” (ligarla a un platillo existente sin salir de Inventario) o “Eliminar”. La foto, el precio y los alérgenos viven en el platillo, no en la receta.

Compras y órdenes de compra

En “Compras”, pulsa “Registrar compra”:

• Elige “Proveedor *”, captura folio/factura y los “Renglones” (insumo, cantidad, costo, lote y caducidad).
• El interruptor “Recibir mercancía ahora” decide: encendido, la compra entra al stock de inmediato (crea lotes y actualiza el costo promedio); apagado, queda como orden pendiente que no toca stock.
• Sobre una orden “Pendiente” o “Parcial”, el botón “Recibir…” captura lo que llegó renglón por renglón.
• En compras recibidas puedes “Devolver al proveedor” cantidades con motivo.

Mermas, movimientos y alertas

• “Movimientos” — kardex global con filtros por insumo, tipo y rango de fechas (chips “7 días” / “30 días” / “90 días” / “Todo” y botón “Cargar más”).
• “Mermas” — reporte costeado de pérdidas por tipo (caducidad, daño, robo…) con el total del periodo. Aquí también puede aparecer el tipo “Cancelación”: mermas generadas automáticamente al cancelar ventas con destino a merma.
• “Alertas” — dos secciones: “Bajo mínimo” (con el botón “Generar orden de compra”, que arma órdenes pendientes agrupadas por proveedor principal con cantidades sugeridas editables) y “Próximos a vencer” (lotes con caducidad, marcados “Vencido” o “En N d”).

Capítulo 16 · Administración

Costo y margen (food cost)

Dónde · Administración → Catálogo → botón “Costo y margen”

Compara el costo de la receta contra el precio de venta de cada platillo (columnas Precio / Costo / Margen / Margen %), ordenado de peor a mejor margen. El encabezado muestra el umbral vigente (“Margen objetivo: ≥ X%”) y cuántos platillos no tienen costo confiable. Alertas por platillo:

• “Pérdida” — el costo supera al precio (margen negativo).
• “Margen delgado” — por debajo del margen objetivo.
• “Costo incompleto” — falta el costo de algún insumo.
• “Sin receta” — no se puede costear (y no descuenta inventario).
• “Costo base (sin opciones)” — en platillos configurables, el margen se calcula con el costo base y no considera las opciones elegidas al vender.

El cálculo es por sucursal: si estás en la vista “Todas las sucursales”, elige una sucursal específica.

Capítulo 17 · Administración

Personal

Dónde · Administración → “Personal”. Pestañas: “Empleados”, “Roles y permisos”, “Turnos”, “Asistencia”, “Nómina” y “Vehículos”

Empleados

La lista agrupa al equipo por sucursal y por área (Propietarios, Administración, Caja, Cocina, Meseros, Repartidores y Otros). Cada fila muestra su rol, turno, método de acceso (correo y/o PIN) y estado “Activo” / “Inactivo”.

Alta y edición de empleados

Pulsa “Nuevo empleado”:

1. Datos: “Nombre(s) *”, apellidos, “Teléfono”, foto.
2. “Rol *” y “Turno / horario” (y sucursal, si hay varias).
3. Acceso al sistema — depende del rol:
   • Roles con correo (administrador, repartidor, mesero-móvil): captura el “Correo *”. Si dejas la contraseña vacía, se le envía una invitación por correo para que cree la suya y active su cuenta.
   • Roles con PIN (cajero, cocina, mesero en terminal): asigna el “PIN (4-6 dígitos) *”. Al editar, el botón “Ver PIN actual” te lo muestra (útil cuando alguien lo olvida) y puedes copiarlo.
4. Pulsa “Guardar”.

Suspender o dar de baja: al editar, el switch “Empleado activo” bloquea o restaura su acceso sin borrarlo. El botón “Dar de baja” lo retira del equipo conservando su historial. El propietario no puede darse de baja ni ser dado de baja.

Permisos por persona: en la ficha del empleado, pestaña “Permisos”, cada permiso tiene tres estados: Heredar (lo que diga su rol), Permitir (concederle algo extra) o Denegar (quitárselo solo a esa persona). Guarda con “Guardar permisos”.

Roles y permisos

En “Roles y permisos” defines qué puede hacer cada rol (los cambios aplican de inmediato). También puedes crear roles a la medida con “Nuevo rol” (nacen sin permisos; por ejemplo, “Anfitrión”) y, en cada rol, “Editar permisos”, “Renombrar” o “Eliminar”. El rol Propietario siempre tiene acceso total y no se edita.

Turnos

Crea plantillas de horario con “Nuevo turno”: nombre, “Entrada” y “Salida” (soporta turnos que cruzan medianoche), “Días de trabajo”, “Tolerancia (min)”, “Hora extra desde (min)”, el “Horario de comida (opcional)” (rango de inicio y fin) y, si un día trabaja distinto, el “Horario por día” (por ejemplo, sábado 9:00–14:00).

Asistencia

• “Hoy” — tablero en tiempo real de checadas: entrada, salida, minutos tarde, horas extra y estado (“Puntual”, “Tardanza”, “Falta”, “Salida anticipada”, “Hora extra”, “Vacaciones”, “Ausencia”).
• “Historial” — por fecha. El botón “Registrar faltas del día” marca como falta injustificada a quienes tenían turno y no checaron (hazlo al cierre del día; esas faltas alimentan la nómina).
• “Asignaciones” — el roster del día: a cada empleado puedes cambiarle el turno solo de ese día o su turno fijo. El botón “Rotar turnos” genera rotaciones automáticas: eliges empleados, la secuencia de turnos, el rango de fechas y si alternan por “Día” o “Semana” (con vista previa en lenguaje natural).

Nómina y ausencias

• “Resumen” — tabla por periodo (quincena, mes…) con días trabajados, minutos de tardanza, horas extra, faltas injustificadas, justificadas y vacaciones. Tocando las faltas de un empleado puedes “Justificar” (permiso, incapacidad, duelo) o “Mover turno” (ese día le tocaba otro horario).
• “Ausencias” — registra permisos, incapacidades y vacaciones, y apruébalos o recházalos.
• “Vacaciones” — define el saldo anual de días por empleado (“Definir saldo”, o “Asignar a varios” de golpe) y consulta cuántos ha tomado cada quien.

Vehículos (flota de reparto)

Registra los vehículos con “Nuevo vehículo” (tipo, placa, color, marca/modelo, fecha de adquisición, foto, estado: Disponible, En reparación, Con falla, Inactivo). Desde el menú de cada vehículo: “Asignar repartidor”, “Ver detalle e historial”, “Editar” y “Eliminar”. En el detalle, “Reportar incidencia” registra fallas o mantenimientos (con costo, fotos de evidencia y cambio de estado del vehículo).

Capítulo 18 · Administración

Clientes y lealtad

Dónde · Administración → “Clientes”

Directorio de clientes

• El teléfono identifica al cliente en todo el negocio (mínimo 10 dígitos).
• Alta con “Nuevo”: nombre, teléfono, correo, RFC y notas.
• La ficha del cliente concentra todo: datos, puntos y nivel de lealtad, “Direcciones” (con alta sobre mapa) y su historial de “Pedidos” (total de pedidos, consumo acumulado y último pedido).
• Acciones de la ficha: “Editar”, eliminar y “Fusionar un duplicado en este cliente” (pasa pedidos, direcciones y puntos del duplicado y lo elimina).

Programa de lealtad

Botón “Lealtad” (desde Clientes). Tres pestañas:

• “General” — activa el programa y define la acumulación (“Puntos por cada $1”, con ejemplo calculado en vivo), los “Meses para que venza un punto” y los bonos de primera visita y cumpleaños.
• “Niveles” — crea niveles (Bronce, Plata, Oro…) con su umbral de puntos de por vida y su bono de acumulación (por ejemplo, +50% de puntos por compra).
• “Recompensas” — arma lo canjeable: “Descuento en $”, “Descuento %”, “Platillo gratis” o “Envío gratis”; se obtienen por costo en puntos, por número de compras (tarjeta de sellos) y/o por nivel requerido, con límite por cliente opcional.

Cómo se usa en la operación: el cajero liga al cliente en el POS; al cobrar puede aplicar una recompensa disponible. Los puntos se acumulan solos al cerrar la venta. También puedes canjear desde la ficha del cliente: el bloque de lealtad tiene “Canjear” (puntos) y la sección “Recompensas disponibles” lista lo que el cliente ya puede canjear, cada recompensa con su propio botón “Canjear”.

Capítulo 19 · Administración

Promociones

Dónde · Administración → “Promociones”

Las promociones se aplican solas en el punto de venta: no hay que recordarlas ni teclear códigos (el código es opcional).

Crear una: pulsa “Nueva promoción” y define, con vista previa en vivo:

1. “La oferta” — el tipo: “2x1”, “N por precio” (por ejemplo, 3 piezas a precio fijo), “2da a mitad”, “Descuento %”, “Descuento $” o “Compra y llévate” (compra X y llévate Y de regalo, gratis, con % o a precio fijo).
2. “A qué aplica” — sabores y tamaños que disparan la promoción (vacío = aplica a todo). En “Compra y llévate” esta sección se llama “Qué se compra”.
3. “El regalo” — solo en “Compra y llévate”: qué platillo se lleva el cliente y cómo.
4. “Cuándo aplica” — días de la semana, horario y vigencia (fechas “Desde/Hasta”).
5. “Detalles” — nombre, descripción, código opcional, límite de usos e imagen.

En la lista, el interruptor de cada promoción la activa o pausa sin borrarla (la papelera la elimina definitivamente). Con varias sucursales puedes definir su disponibilidad por sucursal.

Capítulo 20 · Administración

Reportes

Dónde · Administración → “Reportes”

• Ventas — total, tickets y ticket promedio de los últimos 14 días, con la gráfica “Ventas por día” y los “Platillos más vendidos”.
• Inventario — con rango de 7/30/90 días:
  • “Valuación del inventario” — cuánto dinero hay en el almacén hoy, por categoría y por insumo.
  • “COGS del periodo” — costo de lo vendido, mermas, compras, ventas y el food-cost % (verde por debajo de 30%, ámbar 30–40%, rojo arriba de 40%).
  • “Varianza de conteos” — diferencias de los conteos físicos, valorizadas.
• Negocio — con su propio rango de 7/30/90 días:
  • “Mezcla de ventas y pagos” — ventas por método de pago, por canal y por tipo de servicio, más propinas, descuentos y ticket promedio.
  • “Tiempos de servicio vs objetivo” — por tipo de pedido (En salón / Para llevar y recoger / Domicilio): el promedio real del periodo comparado contra el objetivo configurado, el % a tiempo (cobrados dentro del estimado) y cuántos llegaron al umbral de retraso. Semáforo por fila: verde = dentro del objetivo, ámbar = sobre el objetivo, rojo = en zona de retraso — la misma vara con la que el Monitor pinta las tarjetas (los objetivos se ajustan en Mi perfil → Configuración del restaurante → “Tiempos de servicio”).
  • “Caja: diferencias por cajero” — sobrantes/faltantes acumulados por persona en el rango, con la marca de cortes SIN justificar (los faltantes recurrentes de un mismo cajero son el foco de revisión).
  • “Clientes” — activos, nuevos vs recurrentes y el top por gasto del periodo.
  • “Cancelaciones” — cuántas, cuánto dinero y los motivos más frecuentes.
  • “Comparativo entre sucursales” — ventas, tickets y ticket promedio por sucursal (solo Propietario/Administración con acceso a todas).

Además, en “Auditoría” (Administración → Negocio) queda la bitácora de acciones del sistema: quién creó, modificó o eliminó qué y cuándo.

Capítulo 21 · Configuración y cuenta

Configuración del negocio

Configuración del restaurante

Dónde · Mi perfil → “Configuración del restaurante”. Aplica a todo el restaurante, en todas las terminales

• “Identidad” — el logo (se usa en la app, la carta y los correos), el “Nombre del restaurante” y el “Eslogan o frase”.
• “Diseño de los tickets” — personaliza por separado, con vista previa en vivo, cada ticket:
  • “Cliente”: logo impreso y su tamaño, tamaño de letra (Normal / Grande (2×) / Extra grande (3×)), líneas bajo el nombre (RFC, dirección fiscal), mensaje final, y qué mostrar (dirección, teléfono, cliente, mesero, cajero, puntos de lealtad). Bloque “Facturación (CFDI)” con la leyenda fiscal y el portal de autofacturación.
  • “Cocina”: tamaño de letra grande para leer de lejos y qué mostrar en la comanda (peticiones del cliente, nota resaltada, hora, mesero, comensales).
  • “Repartidor”: logo, QR del mapa, teléfono del cliente y precios por platillo.
• “Impuestos (IVA)” — tres modos: “No cobrar IVA”, “Agregar IVA al precio” (el IVA se suma al cobrar) o “IVA incluido en el precio” (solo se desglosa; el total no cambia), con la “Tasa de IVA” y un ejemplo calculado en vivo.
• “Operación de cocina” — el interruptor “Usar pantalla de cocina (KDS)” activa o desactiva el tablero de comandas en todo el restaurante (ver capítulo 10).
• “Tiempos de servicio” — cuánto debería tardar cada tipo de pedido y a partir de cuántos minutos cuenta como retrasado. Para “Consumo en salón”, “Para llevar / recoger” y “Domicilio” defines dos valores en minutos: “Estimado” y “Retraso desde”:

  Tipo de pedido	Estimado	Retraso desde
  Consumo en salón	20 min	35 min
  Para llevar / recoger	15 min	25 min
  Domicilio	40 min	55 min

  Con estos tiempos, el Monitor pinta la franja del pedido en ámbar al superar el estimado y en rojo al llegar al retraso, y al llegar al retraso la campana avisa (“Pedido #N retrasado”, ver capítulo 4). El tiempo de Domicilio además se usa como ETA cuando la zona de envío no define el suyo. La misma tarjeta incluye “Mesa demorada (salón)” (minutos de ocupación para pintar la mesa en rojo, 90 por defecto; ver capítulo 7) y “Comanda urgente en cocina (KDS)” (minutos para resaltar la comanda en rojo, 12 por defecto; visible solo con el KDS activo; ver capítulo 10). Si escribes un retraso menor o igual que su estimado, se ajusta automáticamente al guardar.
• “Tus sucursales” — mapa con la ubicación de cada sucursal.

Terminales e impresoras

Dónde · Administración → “Terminales”

• “Esta terminal” — vincula la máquina a una sucursal (“Vincular esta terminal”: eliges la “Sucursal” y el “Nombre de la terminal”, por ejemplo “Caja 1”). Al vincularla, los empleados pueden entrar con su PIN. También puedes “Cambiar sucursal” o “Desvincular”.
• “Impresora de tickets” — configuración local de esta máquina:
  • “Entrega del ticket”: Solo impresora, Solo digital (correo), Impresora y digital (según plan).
  • “Conexión”: “Térmica por red (IP)” (IP y puerto) o “Térmica por USB (Windows)” (el botón “Buscar” lista las impresoras instaladas).
  • “Ancho del papel” (58/80 mm), “Copias”, e interruptores de impresión automática al cobrar (ticket, comanda, ticket de repartidor) y “Abrir cajón al cobrar en efectivo”.
  • “Acentos y ñ (página de código)” — cómo imprime los acentos tu impresora térmica (por defecto CP850; hay más páginas de código y una opción “Sin acentos” para impresoras que no los soportan). Se configura por terminal.
  • “Probar impresora” envía un ticket de prueba.
• Bloqueo por inactividad — por terminal: “Automático (recomendado)” (cajas a los 2 min, cocinas nunca), “Siempre bloquear” (minutos a tu elección) o “Nunca bloquear”.
• “Terminales del restaurante” — todas las terminales del negocio con su último uso; puedes “Revocar” cualquiera que ya no deba tener acceso.

Sucursales

Dónde · Administración → “Sucursales”

Alta con “Nueva sucursal”: nombre, teléfono, dirección y — importante — fija la ubicación en el mapa (centra el selector de direcciones del POS y permite calcular rutas de reparto). No se puede eliminar la última sucursal.

Zonas de envío

Dónde · Administración → “Zonas de envío” (requiere plan con Delivery)

Define cuánto se cobra el envío según dónde cae la dirección del cliente:

1. Pulsa “Nueva zona” y elige el tipo: “Radio” (círculo de N km desde un punto) o “Área” (polígono que dibujas tocando el mapa, mínimo 3 puntos).
2. Captura “Costo de envío”, “Tiempo (min)”, “Pedido mínimo” y “Gratis desde” (opcional).
3. Dale prioridad, color y estado “Zona activa” y guarda.

Con zonas configuradas, el POS cotiza el envío automáticamente; sin ellas, el costo se captura a mano.

Salón (editor de distribución)

Dónde · Administración → “Salón”

• Modo “Lista” — administra secciones (“Nueva sección”: Terraza, Barra…) y mesas (“Nueva mesa”: número o nombre, capacidad, el “Tipo de mesa” Cuadrada / Redonda / Rectangular / Barra y sección). No se puede eliminar una mesa con cuenta abierta.
• Modo “Disposición” — arrastra cada mesa para acomodarla como en tu salón real; doble clic para editarla. Los cambios se aplican con “Guardar” (o se revierten con “Descartar”).

Seguridad (2FA)

La verificación en dos pasos protege las cuentas de administrador y dueño (muy recomendada para ambos). Configúrala en Mi perfil → “Verificación en dos pasos (2FA)”: pulsa “Configurar 2FA”, escanea el código QR con Google/Microsoft Authenticator, escribe el código de 6 dígitos y pulsa “Activar”.

Capítulo 22 · Configuración y cuenta

Mi perfil y suscripción

Dónde · clic en tu nombre, al final del menú lateral

Lo que ves depende de tu rol:

• Todos — “Datos personales” (solo lectura; los gestiona tu administrador) y la versión de la app con “Buscar actualizaciones”. La foto de perfil (“Subir foto”/“Cambiar foto”) la cambia quien tiene permiso de edición de empleados (administradores y dueño).
• Quien entra con correo — “Contraseña”: cámbiala capturando la actual y la nueva (mínimo 8 caracteres).
• Administrador / dueño — accesos rápidos a “Configuración del restaurante” y “Terminales y bloqueo por inactividad”, y la tarjeta de 2FA.
• Solo el dueño — “Correo de inicio de sesión” (se cambia verificando un código de 6 dígitos enviado al correo nuevo) y “Suscripción y pagos”.

Suscripción y pagos (dueño)

La tarjeta muestra tu plan, su estado (“Activa”, “Prueba”, “Periodo de gracia”, “Vencida”, “Suspendida”, “Cancelada”…), las fechas de activación y “Próxima factura”, el “Uso del plan” (sucursales, empleados, terminales, platillos y mesas usados contra el límite), los complementos contratados y lo “Incluido en tu plan”. Acciones:

• “Gestionar método de pago” — abre el portal de pagos en el navegador.
• “Cancelar suscripción” — abre el diálogo “¿Cancelar tu suscripción?”, que pregunta “¿Por qué cancelas? (opcional)” con una lista de motivos y un campo para contarnos más; confirma con “Sí, cancelar” (o “No, conservar”). La baja se programa al final del periodo (conservas el acceso hasta esa fecha) y puedes “Reanudar suscripción” si cambias de opinión.
• “Facturas” — historial con folio, fecha, estado y total.

Capítulo 23 · Ayuda

Trabajar sin conexión a internet

RestFlow está hecho para no detener la operación cuando falla la red:

• Puedes seguir cobrando. El catálogo se sirve del respaldo local y cada venta que no se puede enviar se guarda en cola: verás “Sin conexión: venta guardada offline. Se sincronizará al volver la red.”
• El indicador de conexión muestra “Sin conexión” y, si hay ventas en cola, “N sin enviar”. Al volver la red, se envían solas y verás “Conexión restablecida”.
• Tócalo para abrir “Ventas guardadas sin conexión”: ahí están las ventas en espera con “Sincronizar todas”. Si alguna falla por un motivo de negocio (por ejemplo, un platillo se agotó), se marca en rojo con su motivo y los botones “Reintentar” y “Descartar”.
• La cocina también sigue operando sin red con la última información recibida.
• Lo que sí requiere conexión: cancelar pedidos, cobros con validaciones del servidor en vivo y la sincronización de catálogos nuevos.

Capítulo 24 · Ayuda

Solución de problemas

No puedo entrar con mi PIN

Verifica que la terminal esté vinculada (la pantalla de PIN muestra la sucursal). Si dice “Esta terminal no está vinculada”, un administrador debe vincularla en Terminales. Si olvidaste tu PIN, un administrador puede verlo o asignarte uno nuevo en Personal → Empleados → Editar.

No sale el ticket

Revisa el chip de impresora en el POS: si dice “Revisar impresora”, tócalo para reintentar; verifica que esté encendida y con papel. La venta nunca se pierde por un fallo de impresión: usa “Reintentar” en el aviso o “Reimprimir ticket” desde Ventas. Prueba la conexión en Terminales → “Probar impresora”.

No puedo cobrar en efectivo

No hay turno de caja abierto. Ve a “Turno de caja” y pulsa “Abrir caja” (o usa el botón del propio aviso).

El sistema no me deja hacer algo (no veo el botón o me pide autorización)

Tu rol no tiene ese permiso. Un administrador puede otorgarlo por rol (Personal → Roles y permisos) o solo a ti (ficha del empleado → Permisos → Permitir). Para cancelaciones, un gerente puede autorizar en el momento con su PIN.

No aparece el costo de envío automáticamente

La dirección del cliente cae fuera de las zonas de envío o no tiene punto fijado en el mapa. Edita la dirección y fija el punto, o captura el envío manualmente.

Un platillo no aparece en el POS

Revisa que esté “Disponible” y “Visible en menú” (Catálogo), que no esté marcado “86”, que tenga stock y que su categoría esté dentro de su horario de venta.

La app se bloquea sola y regresa al PIN

Es el bloqueo por inactividad de la terminal compartida (seguridad). Un administrador puede ajustar los minutos o desactivarlo por terminal en Terminales → Bloqueo por inactividad.

Se fue el internet a media jornada

Sigue cobrando con normalidad: las ventas se guardan en cola y se sincronizan solas. Revisa el capítulo 23.

Capítulo 25 · Ayuda

Apéndices

Quién puede hacer qué (referencia rápida)

Estados de un pedido

Una venta tiene tres estados de fondo: abierta (tomada, sin cobrar), cerrada (cobrada) y cancelada. Lo que ves en el Monitor — “En cocina”, “Lista”, “Entregada” — es el progreso operativo del pedido mientras sigue abierto. Un pedido puede cancelarse mientras esté activo; la cancelación revierte el inventario (a stock o a merma, según elijas) y queda auditada.

Atajos de teclado

Si algo en tu pantalla no coincide con este manual, es posible que tu plan no incluya esa función o que tu rol no tenga el permiso correspondiente.